15 способов не угодить в спам при отправке массовой email-рассылки

Как подружиться с Mail.ru

Сделайте подписку на ваши рассылки максимально прозрачной

Может быть, вы пообещали скидку на какой-то товар за подписку на рассылку, и человек подписался только поэтому? Набрать базу таким способом – просто, но проверьте, действительно ли вы получаете лояльных подписчиков?

Используйте подписку с двойным подтверждением (Double Opt-In)

Это одна из самых важных вещей, которые вы должны сделать в самом начале настройки рассылок. Double opt-in – это гарантия, что письма получит именно тот человек, который хочет их получать.

Не отправляйте ваши письма людям, которые их не читают

Всегда следите за качеством вашей базы. Если ваше письмо не прочитали один раз — может, его не увидели, может быть, человек в отпуске или сейчас не заходит в почту. Но если уже несколько месяцев человек не читает ваши письма, может быть, стоит оставить его в покое? Или перенести в отдельный список для реактивации «спящих» подписчиков.

Подберите оптимальную частоту рассылок

Не нужно заваливать получателей письмами слишком часто. Лучше рассылать «редко, но метко», чтобы ваших писем действительно ждали.

Используйте прямые ссылки

Не пользуйтесь редиректами типа bit.ly и другими. Mail.ru умеет отслеживать, куда ведет та или иная ссылка в письме, даже если это редирект. Поэтому спрятать таким образом неугодный сайт не получится. Кроме того, желательно использовать ссылки на тот же домен, что и домен отправителя.

Чем грозит спам?

Ваш адрес электронной почты защищен от спам-ботов? Включенной должны ли вы держать защиту от спама на вашем ящике постоянно? Многие люди думают, что негативное воздействие спама преувеличено, и нет ничего страшного в том, что им приходят различные рекламные сообщения. Но на самом деле все далеко не так просто, и ситуация является гораздо более неприятной. Дело в том, что существует сразу несколько направлений, по которым спам может нанести вам урон. Во-первых, его количество может негативно сказываться на серверах электронной почты, вызывая проблемы при ее использовании. Во-вторых, вы сами вряд ли будете получать удовольствие от использования почтового ящика, заполненного ненужными сообщениями, а также устанете его от них постоянно очищать. В-третьих, среди большого количества спама вы можете легко потерять важные сообщения, так что это может нанести вам серьезный вред, особенно если речь идет о почтовом ящике, используемом для деловой переписки.

Спам от человека из списка контактов

Отметить как спам

Еще один очень важный момент – это борьба со спамом уже после получения. Даже если вы предпринимаете все меры безопасности, существует вероятность того, что спам-сообщения будут просачиваться в ваш ящик. И каждый человек, скорее всего, в первую очередь подумает о том, чтобы удалить это сообщение или просто его проигнорировать. Однако есть гораздо более разумное решение. Вы можете отметить полученное письмо как спам – такую функцию предлагают все сервисы электронной почты. Когда вы отметите письмо таким образом, оно больше не будет вам видно, а данная отметка предоставит сервису информацию о том, что вы не хотите получать больше сообщений от отправителя. Более того, отправитель попадает в базу данных сервиса, и если на него будут поступать жалобы в дальнейшем, все его сообщения будут рассматриваться как спам и, соответственно, фильтроваться.

Спам в электронной почте

Каждый человек хотел бы знать, что его адрес электронной почты защищен от спам-ботов, то есть от программ, которые занимаются рассылкой спам-сообщений. Однако сделать это не так просто. Дело в том, что в случае с электронной почтой невозможно четко отличить спам от рекламного сообщения адекватного характера. Поэтому почтовые сервисы вводят самые разнообразные системы защиты, чтобы позволить пользователям забыть о спаме. Но это влечет за собой последствия. В некоторых случаях спам-сообщения пробиваются через-фильтры, в других – фильтруются вполне нормальные сообщения, а иногда происходит и то и другое. Поэтому если вы пользуетесь электронной почтой, вам просто нужно понимать, что спам – это неизбежная часть такого процесса. И полностью защитить себя от негативных последствий можете только вы сами

Однако почему же так важно знать, что ваш адрес электронной почты защищен от спам-ботов? Неужели пара лишних писем так сильно раздражают, чтобы делать из этого большую проблему? Оказывается, ситуация является гораздо более печальной, чем можно подумать изначально, и на этом вопросе стоит остановиться более подробно

Что проверить

Кнопка “Не спам” в Яндекс Почте

Рис.1. Яндекс почта спам

Заходим на Яндекс почту, например, введя в адресной строке браузера yandex.ru. Вводим свой логин и пароль  от Яндекс почты.  Кликаем по папке «Спам» (цифра 1 на рис. 1).

В открывшейся папке «Спам» находим письмо, насчет которого абсолютно уверены, что это не спам.  Ставим галочку напротив такого письма (или несколько галочек, если надежных писем в папке “Спам” несколько) (цифра 2 на рис. 1)

Кликаем по кнопке «Не спам», которая будет активна только после того, как письмо будет выделено, то есть, будет поставлена галочка напротив  письма, подлежащего перемещению в папку «Входящие» (цифра 3 на рис. 1).

Нажав “Не спам”, мы сообщаем Яндексу или Mail.ru, что просим его больше не считать  это письмо спамом и не помещать письма того же отправителя в Спам. Такую процедуру (нажать “Не Спам”) иногда надо проделать не один раз (если письма этого отправителя будут и дальше приходить в Спам), чтобы Яндекс или Mail.ru поняли, что Вы настаиваете на своем решении, и запомнили это в отношении данного отправителя писем. Видно, поговорка «повторенье – мать ученья» справедлива и для спам-обороны Яндекса и Майл ру.

Яндекс Почта: белый список для нужных писем

• находим письмо, например, в папке Спам,
• открываем его,
• выделяем e-mail отправителя письма, то есть, “закрашиваем синим цветом”, как на рис. 2,
• нажимаем на клавиатуре на две клавиши CTRL + C:

Рис. 3. Яндекс.Почта: правила обработки писем для белого списка

1 на рис. 3 – открываем “Настройки” Яндекс.Почты. 2 на рис. 3  – клик по опции “Правила обработки писем”, откроется окно:

В окне “Белый список”:

• ставим курсор в поле, которое находится слева от кнопки “Добавить”,
• нажимаем две клавиши CTRL + V, после чего в поле должен появиться e-mail отправителя письма,
• жмем кнопку “Добавить”.

Переходим к почте Майл ру.

Как отследить уровень спамности своей рассылки?

Оценить уровень спамности писем можно несколькими способами:

Пользуйтесь сервисами рассылок

Не менее популярна и программа Spam Assassin, которая оценивает уровень спамности и выставляет общий балл: 0-4 (зелёный фон) — письмо не попадёт в спам; 4-6 (жёлтый фон) — письмо содержит некорректный текст и возможно попадёт в спам; 6 и выше (красный фон) — письмо является спамом и будет заблокировано.

Отслеживайте количество жалоб подписчиков

Если подписчики начнут жаловаться на спам, вы рискуете попасть в чёрный список спамеров, даже если письмо составлено, на ваш взгляд, качественно. Причина такого поведения пользователей может заключаться в том, что им действительно неинтересно и не нужно то, что вы им рассылаете, либо в письмах отсутствует или запрятана ссылка для отказа от рассылки. Не найдя способа отписаться, раздражённый пользователь отмечает письмо как SPAM.

Отследить количество жалоб позволяют такие инструменты, как, например, MailerLite, Unisender, Smartresponder, Mailchimp, Sendsay.ru. Эти сервисы включают метрики по рассылке и списку подписчиков. Вы сможете регулярно отслеживать количество доставленных и прочитанных писем, переходы по ссылкам внутри письма, количество жалоб на спам и отписок, количество ошибок при доставке и т.д.

Подводя итог, выделим общую универсальную рекомендацию:

Составляйте текст письма так, будто собираетесь отправить рассылку вашему знакомому, которого вы давно знаете, а не многотысячной аудитории пользователей. Это поможет вам добиться максимального коэффициента доставки сообщений. Успехов!

Изображения: lressources.netwalkerstore.com, lukehayes.com.au

Базы адресов электронной почты

Как ваш адрес может оказаться в такой базе? Существуют миллионы способов того, как ваш адрес может попасть в плохие руки. В большинстве случаев это происходит тогда, когда вы заполняете какую-либо форму в интернете и вписываете свой адрес электронной почты. Естественно, если вы это делаете на проверенном сайте, то вы можете не беспокоиться о том, что ваш адрес попадет в неправильные руки. Но если это непроверенный источник, то велика вероятность того, что ваша почта попадет как раз в такую базу адресов, которая затем будет использоваться для массовых рассылок спама. Хотите, чтобы у вас была электронная почта без спама? Тогда первые выводы вы можете делать уже сейчас.

Почему письма попадают в спам

Самая простая и очевидная причина, по которой рассылка может быть помеченной как спам, – это индивидуальные фильтры получателя. Возможно, получатель ранее отмечал похожие письма от других отправителей, как спам, поэтому провайдер автоматически сработал по аналогии. Проверить это можно простым способом: отправить рассылку на свой ящик без фильтров (в той же службе). Если письмо находится во входящих, скорее всего, проблема в индивидуальном фильтре. Посоветуйте получателю отметить письмо как «не спам» или добавить адрес в адресную книгу. Также получатель может вступить с вами в переписку – это должно решить проблему.

Если вы недавно вносили изменения в рассылку, репутация отправителя изменилась. Из-за этого часть писем может попадать в спам, однако постепенно ситуация наладится. Репутация – это показатель, который демонстрирует историю нарушений и действий отправителя, на основе которого почтовый провайдер определяет уровень доверия к вашей рассылке. Критерии, по которым формируется репутация, различаются у почтовых провайдеров.

Если все письма попадают в спам, возможно, причина проблемы – в настройках отправителя. Необходимо проверить их – возможно, проблема решится быстро.

• Настройки SPF. SPF-запись – это запись в системе имен домена о соответствии служебной информации и имени. Они защищают отправителя от злоумышленников, связывают сервер и сайт. В SPF указан список разрешенных IP, с которых можно выполнять рассылку. Определите, с каких IP-адресов вы будете выполнять рассылку, сформируйте запись и укажите ее в txt-записи домена. Значение обновится через несколько часов. Если вы работаете с сервисами почтового маркетинга, достаточно обратиться к ним – они предоставят собственную запись SPF.

• Настройки DKIM. Это запись, которая подтверждает разрешение собственника домена на рассылку. Она находится в заголовке. В сервисах почтовой рассылки DKIM-ключ генерируется автоматически, при самостоятельной рассылке его необходимо создать вручную. Сделать это можно при помощи специальных сервисов.

• Настройки DMARC. Этот инструмент предназначен для защиты получателей писем от фишинга. Он позволяет избежать ситуации, когда подписчик получает письмо с файлом вредоносной программ с известного домена. Инструмент проверяет цифровую подпись, наличие адреса отправки в SPF-записи. Проверки выполняются автоматически, а их результаты отправляются один раз в день. Инструмент проверяет каждое письмо. Если проверка не пройдена, по каждому провалу приходит уведомление. Этот инструмент не является обязательным к применению, но позволяет снизить риск попадания вашей рассылки в папку «Спам».

Если с настройками все в порядке, но вопрос, почему письма уходят в спам, остается открытым, проверьте еще несколько моментов. Возможно, вы используете нелегальную, покупную или чужую базу рассылок. При слишком резком увеличении количества получателей провайдер воспринимает ситуацию, как критическую. В таком случае письма, которые вы рассылаете, отправляются в спам.

Если подписчик не подтверждает свое согласие на получение писем от вас, провайдер тоже может помечать рассылку как спам. Для подтверждения согласия применяют Double Opt-in. На практике это обычно реализуется так: получателю автоматически отправляется письмо со ссылкой на подтверждение подписки.

Разница между спамом и «честной» рассылкой

Признаки спам-рассылки

1. Главный признак спам-рассылки — отсутствие согласия пользователя. Спамеры отправляют письма по купленным или собранным специальными программами базам.
2. Рассылается одно сообщение для всех, “в лоб”. У него одна цель — выкачать из подписчика как можно больше денег.
3. Письмо содержит много спам-слов и не несет для подписчика никакой пользы.
4. В письмах спам-рассылки нет ссылки на отписку. Вы попали в список, а уйти из него не можете. Единственный выход — пожаловаться на рассылку и понизить репутацию домена.
5. Нет конкретных данных об отправителе и предложении, нет информации, откуда у отправителя ваш электронный адрес.
6. Рассылка ведется с обычной почты, зарегистрированной на популярных почтовых сервисах.

Признаки честной рассылки

1. Пользователь сам подписался на рассылку и прошел подтверждение через double-opt-in.
2. Используется сегментация. Подписчики делятся на группы в зависимости от поведения и получают то, что им интересно.
3. В добросовестной рассылке присутствует больше контентных писем, чем продающих. Они полезны для читателя и закрывают его потребности.
4. Есть крупная и заметная кнопка “Отписаться”, а отписка не занимает много времени.
5. В каждом письме написана причина, по которой пользователь получает рассылку. Например, “Вы получили это письмо, потому что посетили мой вебинар”. Есть данные об отправителе и его компании, написаны в начале сообщения или в подписи.
6. Рассылки ведутся с технического или корпоративного домена.

Два варианта выручить нужные письма из папки Спам

Если нужные письма попадают в Спам, есть 2 способа решить этот вопрос:

1) Открыть письмо и нажать на кнопку “Не спам”. Возможно, одного раза будет недостаточно и придется так сделать несколько раз.

2) Поместить отправителя письма в белый список или настроить фильтр.

Ниже рассмотрим оба варианта подробнее на примере Яндекс.Почты и почты Mail ru.

Первый вариант c кнопкой “Не спам” – это самый простой способ, с которым справится любой пользователь:

• открыть письмо в папке Спам и
• нажать на кнопку “Не спам”.

Напомню, что рассматриваются ситуации, когда мы уверены, что письмо получено от надежного отправителя. И тогда его можно смело переместить из папки «Спам» в папку «Входящие». Если письмо будет перемещено в папку «Входящие», тогда все ссылки в этом письме автоматически снова станут активными, рабочими. Соответственно, сначала нужно переместить письмо из одной папки в другую, и лишь затем его открывать и просматривать.

Рассмотрим процесс перемещения письма из «Спама» во «Входящие» на примере Яндекс почты и почты Майл ру.

Как понять что письма попадают в спам

Существует несколько простых способов определить, доходят ли письма до подписчиков:

Зарегистрировать себе адреса в крупных почтовых сервисах (Mail, Outlook, Gmail, Yandex и т.д.) и добавить эти адреса в список своей рассылки. Какое-то письмо до вашего ящика не дошло или оказалось в спаме? Тревожный звонок, чтобы проверить репутацию домена и наличие в стоп-листах.

Зарегистрироваться в постмастерах почтовых служб. Вы будете видеть процент доставленных писем, а также такие важные характеристики, как: жалобы пользователей на спам, количество открытых писем, проценты изменения жалоб за последние 7 дней и др.

Смотреть статистику вашего сервиса рассылок. Многие сервисы рассылок предоставляют такую статистику по каждому письму, некоторые дают более подробную статистику по доменам. Например, из всех отправленных писем на домене mail.ru доставлено 100%, на gmail — 99%, на yandex — 70%, на остальные домены — 100%

Важно стремиться к 100% показателям.

Если пользователь нажал кнопку “Отписаться” или “Это спам”, не отправляйте больше ему писем. Все письма автоматически будут отклонены фильтрами, что будет влиять на вашу репутацию.

Что такое спам?

Итак, в первую очередь, естественно, нужно рассмотреть, что такое спам: в электронной почте, на форумах, в «мессенджерах» и так далее. Спам – это коммерческая рассылка рекламных или любых других сообщений людям, которые не давали своего согласия на их получение. Он отличается своей массовостью. Те люди, которые рассылают спам, не пытаются работать с индивидуальными клиентами, чтобы убедить их воспользоваться их услугами. Они делают упор на массовость, рассылая каждый день сотни тысяч сообщений. В результате получается, что спам становится невероятно неприятным и назойливым, поэтому никто его не любит. Более того, он может быть даже опасным, но об этом более детально будет рассказано позже. Сейчас же вас, наверное, интересует, что же означает это слово. Ведь до недавнего времени его не было в словарях ни русского, ни даже английского языков. Теперь, когда вы знаете о том, что такое спам в электронной почте, пришло время узнать немного истории происхождения этого термина.

Лайфхак

И последнее, чем бы я хотела закончить сегодняшний вебинар – это маленький лайфхак. Я постоянно смотрю вебинары специалистов по антиспаму. И недавно на одном из вебинаров узнала интересную вещь.

Этот специалист рекомендовал в шаблон ваших писем, в футере, в конце письма, написать, как вы собрали эту базу. Например, «вы были на нашем мероприятии», «вы покупали у нас в магазине», «вы оставляли заявку у нас в компании». Mail.ru очень любит такие объяснения, откуда взялась ваша база. И такое объяснение обязательно вставляйте в каждое письмо. Это может повлиять на прохождение и других спам-фильтров.

Как не попадать в папку СПАМ from Академия интернет-маркетинга «WebPromoExperts»

Репутация отправителя

Даже если база на 100% ваша, собранная собственноручно, горячая и готовая получать письма, это не гарантирует, что вы не попадете в спам при рассылке. 

Так что делать, если ваши письма попадают в спам? Доказать интернет-провайдерам и почтовым службам, что вы не спамер. Это сильно поможет доставляемости.

6. Настройте email-аутентификацию

Есть способ обозначить свой домен как безопасный для почтовых служб. Для этого нужно подключить запись DKIM, SPF и протокол DMARC.

DKIM — цифровая подпись, которая позволяет поручиться за репутацию отправителя.

SPF показывает, какие почтовые серверы могут отправлять письма от имени вашего домена.

DMARC — протокол, который позволяет защитить пользователей от фишинга с использованием вашего домена.

Прописать их можно в настройках DNS.

Вот отличная инструкция от mail.ru о том, как это сделать.

7. Отправляйте рассылки с субдомена

Не отправляйте письма с основного домена (вроде mysite.ru). Подключите субдомен,  например, mail.mysite.ru. Если что-то пойдет не так, возможно, это поможет сохранить репутацию основного домена. Будет обидно, если вы больше не сможете отправлять письма от имени вашего сайта или если письма сотрудников перестанут доходить до адресатов.

8. Делайте первую рассылку разогревающей

Если вы подключаете новый домен (или поддомен), почтовые системы еще ничего о нём не знают, поэтому первые рассылки в большей степени будут определять его репутацию.

Зарекомендуйте себя с хорошей стороны. Не стоит сразу делать массовую рассылку писем на несколько тысяч. Разошлите качественный материал небольшой группе по-настоящему лояльных пользователей. Если письмо будут часто открывать, кликать по ссылкам и отвечать, у вас будет меньше шансов попасть в bounce. А при неудачных рассылках — попасть под блокировку почтовых сервисов.

Наращивайте объем рассылки постепенно, понемногу прибавляя количество подписчиков.

Например, такой график прогрева рекомендует Sendgrid:

Для прогрева можно подготовить специальное письмо с опросом или интересной информацией: вы ничем не рискуете — это не важная информация про обновления или мероприятия.

Прогревающее письмо  с опросом от Carrot quest

Сначала можно разослать его по коллегам, попросить прокликать его, а потом отправить самой заряженной аудитории — постоянным читателям блога или активным пользователям сервиса. Скорее всего, лояльные читатели хорошо отреагируют на рассылку. Это позволит вам получить хорошую первичную статистику, а потом можно делать массовую рассылку писем.

Помните: разогревающая рассылка должна быть интересной и полезной, чтобы не спамить просто так.

9. Проверьте репутацию отправителя

Даже если вы все делаете правильно, нужно знать наверняка, находитесь вы черном списке или нет. Репутация отправителя складывается из репутации IP и репутации домена. И то и другое можно проверить онлайн.

Узнать репутацию IP можно с помощью сервиса Sender Score. Нужно ввести IP в строку, и сервис покажет подробности.

Проверить репутацию домена можно с помощью сервиса MxToolbox. Этот инструмент поищет ваш домен в более чем 100 черных списках и посмотрит, кто отправляет с него письма. Вот так выглядит отчет:

Как сделать, чтобы письма не попадали в спам

Профилактика попадания писем в спам зависит от таких моментов: соблюдения правил почтовых провайдеров, верстки писем, их содержимого. Чтобы не искать причину попадания рассылки в спам, необходимо соблюдать такие профилактические меры.

Работайте с белыми базами получателей. Подписчики должны подтвердить свое желание получать вашу рассылку. Без этого количество жалоб может увеличиться до 1,5%, а это значение критично. Если объем ошибок при отправке рассылки увеличивается, это тоже тревожный звонок. Количество возвратов в рамках одной рассылки не должно превышать 5%.
Один из простых, но действенных методов, как не попасть в спам, – это проверка подписчиков на активность. Если получатель в течение полугода и дольше не проявляет никакой активности, его адрес лучше исключить из базы. Перед этим можно попытаться “разбудить его” с помощью специальной серии писем.  Сервис DashaMail позволяет проводить автоматическую реактивации спящих подписчиков, а также автоматически исключать неактивных подписчиков из базы. Это позволяет значительно улучшить почтовую репутацию отправителя и заодно сэкономить на ESP.
Следите за своей репутацией. У новых почтовых ящиков репутации нет, поэтому письма с них почтовые провайдеры могут отправлять в спам. Если получатель не подписан на вашу рассылку, скорее всего, он не увидит письма. Заработать репутацию можно качественными и информативными рассылками. Помните, что вы пишете письма для живых людей, а не для почтовых провайдеров. В письмах должна быть интересная и полезная информация, чтобы получатели читали их, были заинтересованы и ждали следующих рассылок. Это позволит заработать положительную репутацию у почтовых сервисов, и не искать в дальнейшем ответы на вопрос, почему письма попадают в спам gmail или яндекс. Не забывайте регулярно отслеживать репутацию.
Не забывайте о верстке. Проверяйте адаптивность письма: оно должно нормально открываться на экране телефона, планшета или компьютера. Не делайте рассылку масштабными лонгридами, не гонитесь за количеством знаков. Работайте с качественными текстами, вычитывайте их перед отправкой

Так вы снизите риск попадания рассылки в спам.
Уделите внимание технической части. Обязательно проверьте настройки или доверьте такую проверку и настройку специалисту.
Следите за доставляемостью, контролируйте попадание в черные списки.
Если все правила соблюдены, но письма отправляются в спам, свяжитесь с поддержкой почтового сервиса.