Электронная подпись для физического лица: как получить и использовать

Как получить ЭП физическому лицу

Простая ЭП выдается оператором системы. При этом часто пользователю необходимо подтвердить свою личность, обратившись в офис компании с паспортом. Например, простая подпись для госуслуг подтверждается через центры обслуживания, открытые по всей России.

Получение КЭП подписи физ. лицом происходит немного иначе и включает в себя 4 основных этапа:

1. Выбор подходящего УЦ. Стоимость услуги отличается в разных удостоверяющих центрах, и пользователь может выбрать наиболее подходящую для себя компанию. Рекомендуется заранее проверить наличие аккредитации у УЦ на сайте Минкомсвязи.
2. Подача заявки. Ее можно сформировать на сайте выбранного УЦ или обратившись сразу в офис с документами. Первый вариант предпочтительнее, т. к. позволяет сэкономить время и сократить число посещений центра до 1. Вместе с заявкой надо отправить и копии документов (обычно паспорта и СНИЛС).
3. Оплата ЭП. Деньги можно перечислить на счет УЦ или оплатить другим способом, предложенным конкретным центром.
4. Получение ЭП. Для получения КЭП пользователю надо лично обратиться в выбранный офис УЦ или партнеров. При себе обязательно надо иметь оригинал паспорта, СНИЛС и желательно свидетельство ИНН.

Допускается получение КЭП физ. лица по доверенности. Но она должна быть оформлена должным образом с указанием на возможность таких действий доверенного лица, а также документ должен быть обязательно заверен у нотариуса.

Процедура оформления НЭП практически полностью аналогична КЭП. Но выдавать ее могут любые УЦ, т. к. аккредитация в этом случае необязательна. Например, в некоторых крупных компаниях выпуском НЭП для внутреннего документооборота занимаются специально созданные отделы. Аккредитованные УЦ также выпускают НЭП, но надо сначала уточнить в выбранном УЦ возможность заказа подписи для конкретных нужд.

ЭП для физ. лица пока не является обязательным инструментом. Но ее наличие позволяет существенно упростить получение госуслуг. А также можно применять этот инструмент и в некоторых других ситуациях.

ВИДЫ ЭП

Что такое усиленная квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная ЭП генерируется в удостоверяющих центрах, аккредитованных Министерством коммуникаций и связи; для её кодировки используется алгоритм, соответствующий государственным стандартам.  Этой подписи доверяют все государственные органы, включая арбитражные суды. Документ, заверенный УКЭП, имеет безусловную юридическую силу, подпись может быть использована во всех операциях электронного документооборота.  

Представленная ниже сравнительная таблица пояснит, чем отличаются оба вида усиленной ЭП.

Квалифицированная электронная подпись состоит из следующих элементов:

• сертификат закрытого ключа – код для формирования зашифрованной подписи электронного документа;
• сертификат открытого ключа – код для расшифровки документа с ЭП;
• сертификат ключа проверки – содержит сведения о сроках использования КЭП и персональные данные её собственника.

Усиленная электронная подпись – это созданный специальной программой файл в формате doc.sig, который прикрепляется к основному документу. Программное обеспечение – средство криптографической защиты информации – приобретается вместе с сертификатом КЭП и устанавливается на компьютер для работы с электронными документами. 

При подписании документа программное обеспечение сканирует всю содержащуюся в нем информацию и добавляет к нему электронную подпись — шифрованный файл, созданный с помощью закрытого ключа. Код ключа усиленной ЭП – длинная последовательность цифр и символов с объемом информации до 32 байт, которая хранится на токенах (защищенных паролем флэшках) или смарт-картах.

При открытии документа программа СКЗИ проверяет неизменность содержащейся в нем информации – если она идентична исходнику, документ имеет силу. Расшифровать подпись можно с помощью открытого ключа – файла, в котором заключена информация о владельце подписи и его полномочиях. Сертификат открытого ключа доступен всем участникам документооборота: если с его помощью открывается документ, значит, он подписан именно владельцем этой КЭП.

В сертификате проверки ключа проставляются даты начала и окончания действия подписи («штамп времени»).  Документы, подписанные в этот период, сохраняют юридическую силу на неограниченных срок. Для подписания более поздних документов необходимо получить КЭП с новым сертификатом.

Получение УКЭП – платная услуга (см. ниже подробности).

Общие сведенья об ЭЦП

Электронная цифровая подпись – это подпись гражданина в электронном формате. Она уникальна за счет своей криптографической защиты. Данная защита представляет собой преобразование информации при помощи закрытого ключа, который известен исключительно владельцу ЭЦП.

Несмотря на официальную аббревиатуру ЭП, которая закрепилась в России с 2011 года, общепринятым сокращением электронной цифровой подписи считается «ЭЦП» (по первым буквам). Аббревиатура ЭЦП была утверждена еще в 2002 году одновременно с принятием Федерального Закона «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года. Однако позже, в 2011 году, Федеральный закон № 63- ФЗ от 06.04.2011 года сократил привычную аббревиатуру на 1 букву.

Электронная цифровая подпись включает в себя 3 составляющих:

1. Открытый ключ. Или ключ проверки электронной подписи. Он предназначен для подтверждения подписи. В открытом доступе для любого пользователя (то есть его могут увидеть все пользователи системы виртуального документооборота).

2. Закрытый ключ. Это уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи.

То есть, простыми словами, с помощью закрытого ключа создается электронная цифровая подпись, а с помощью открытого – проверяется.

У закрытого ключа есть и другие названия – приватный или секретный

Исходя из названия, владельцу данного ключа необходимо уделить особое внимание сохранности данных. Ответственность за хранение закрытого ключа полностью возложена на его владельца (в соответствии с ФЗ № 63 «Об электронной цифровой подписи»)

Существует несколько способов хранения секретного ключа:

• USB-брелки (токены);
• «таблетки» Touch-Memory;
• Смарт-карта. Является наиболее надежным способом хранения.

Если закрытый ключ станет известен злоумышленникам, он будет считаться скомпрометированным. Поэтому сертификат электронной подписи необходимо сразу отозвать, обратившись в удостоверяющий центр.

Обратите внимание! При желании, владелец может застраховать свою электронную цифровую подпись!

3. Сертификат ключа проверки электронной подписи. Чаще используется упрощенное название «сертификат ЭП». Это документ, подтверждающий принадлежность ключа проверки ЭП владельцу сертификата. Отражает информацию о владельце цифровой подписи. Содержит сведенья о персональных данных и реквизиты (для ИП).

Каждый сертификат имеет срок действия. Как правило, сертификат выдается сроком на 12 месяцев. По истечению этого срока подпись теряет свою юридическую силу. Для возобновления работы с ЭЦП нужно будет продлить действие сертификата.

Что это такое?

Электронная подпись – это специальный инструмент, использующийся для регистрации документов с использованием их в электронном виде. Представленный реквизит присваивает документации юридическую значимость, в в результате чего накладывает на стороны определенные обязательства и права.

Электронная цифровая подпись – это криптографическое отображение информации, которое создается путем использования специальной программы.

Заказать изготовление может физическое или юридическое лицо в соответствии с ФЗ «Об электронной подписи» №63 от апреля 2011 года.

Согласно законодательству, электронная подпись должна проходить проверку ключа, для чего создается сертификат – документ, подтверждающий принадлежность открытого ключа определенному лицу (физическому, юридическому или индивидуальному предпринимателю).

Сертификаты выдают специальные организации – удостоверяющие центры, имеющие соответствующие лицензии. Документ выдается владельцу, который будет пользоваться закрытым и открытым ключом.

Открытый ключ связан с закрытым и используется для проверки электронной подписи. Закрытый ключ дает возможность генерировать подпись и подписывать ею документы.

Разновидности подписей

Электронная подпись для юридических или физических лиц подразделяется на несколько разновидностей:

• Простая электронная подпись – это стандартный набор логина и пароля, которые используются при активации личного кабинета какого-либо сервиса. Получить ее можно только пройдя регистрацию на сайте.
• Неквалифицированная – подпись дает возможность защитить документ от возможного внесения изменений в текст. Представляет собой зашифрованные данные обладателя.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись – полноценная электронная подпись, имеющая юридическую силу в подписании документов и документооборота. Представленная разновидность электронной подписи содержит код, который соответствует сертификату ключа проверки.

Усиленная квалифицированная подпись защищена кодом и сертификатом, поэтому получить ее можно только в специализированных центрах с предоставлением соответствующих документов регистрации деятельности заявителя.

Как сделать квалифицированную электронную подпись?

Чтобы подпись имела юридическую силу, ее необходимо заказать в специализированном центре или МФЦ. Для этого необходимо осуществить следующие действия:

• Обратиться в центр или учреждение, которое предлагает услуги по созданию электронных подписей.

• Ознакомиться с видами и стоимостью предлагаемых услуг.

• Выбрать подходящий для себя вид – для юридической значимости заказывают квалифицированную подпись.

• Далее представить документы, требующиеся для создания инструмента и сертификата к нему. Здесь выделяют документы, удостоверяющие личность, а также справки и свидетельства о регистрации деятельности. К примеру, физические лица ограничиваются только предоставлением паспорта, ИНН и СНИЛС. В вопросе как получить электронную подпись для ИП или юридическому лицу выделяют такие документы, как паспорт для подтверждения личности, выписку из ЕГРИП или ЕГРЮЛ о прошедшей регистрации деятельности и для подтверждения статуса действительной компании, а также свидетельства о регистрации в ФНС и прочих госучреждениях.

• На основании полученных документов сотрудники удостоверяющего центра создадут подпись и сертификат владельца ЭЦП.

• Далее происходит окончательная оплата и получение заказа.

Полученную электронную подпись можно использовать по назначению в соответствии с инструкцией, представленной ниже.

Изготовление подписи через Госуслуги

Пользователи компьютера и всевозможных электронных сервисов могут получить электронную подпись через Госуслуги. Представленный вид оформляется бесплатно, но действует только на «территории» сайта.

Для получения инструмента достаточно зарегистрироваться на портале и получить подтвержденный статус пользователя.

Получение подтвержденного статуса осуществляется двумя способами: проходит заказ кода по почте России или пользователь сам обращается в обслуживающий центр. Зачастую активацию (и предварительную полную регистрацию) можно получить в МФЦ.

После подтверждения личности все отправленные заявки на изготовление документов или получение сведений и справок будут действительными, благодаря чему заявитель сможет получить документы в назначенный день.

Подробнее о документах и стоимости

Чтобы купить ЭЦП, необходимо представить документы, список которых подразделяется на статус заявителя.

Индивидуальные предприниматели должны будут представить в удостоверяющий центр следующие выписки:

• ОГРНИП – свидетельство с выданным регистрационным номером ИП;
• ИНН – самого индивидуального предпринимателя и его деятельности;
• выписка из ЕГРИП – действует не более полугода, предназначена для подтверждения действительности индивидуального предпринимательства (отсутствие процедуры о признании ИП банкротом);
• квитанция об оплате услуг центра.

Если ЭЦП заказывает юридическое лицо, ему необходимо подготовить:

• ОГРН – свидетельство, подтверждающее прохождение регистрации своей деятельности в уполномоченных органах;
• ИНН – предприятия, документ выдается в ФНС России по месту регистрации;
• выписку из ЕГРЮЛ – действует не более месяца, предусмотрено для подтверждения проведения деятельности в момент обращения (отсутствие процедуры банкротства);
• паспорт представителя предприятия;
• СНИЛС;
• квитанцию об оплате предложенных центром услуг.

Физическое лицо должно представить только паспорт и квитанцию об оплате. Все обратившиеся пишут заявление на изготовление электронной подписи.

Что касается стоимости предлагаемых услуг, все зависит от вида заказа и статуса обратившегося:

• физическое лицо может получить подпись и сертификат за сумму до 2 тыс. рублей – стоимость варьируется в зависимости от вида центра и его расположения согласно территориальным особенностям;
• юридические лица и ИП могут заказать изготовление подписи для проведения определенного вида операций – стоимость такого пакета будет стоить до 3 тыс. рублей;
• если будет заказан юрлицами или ИП полный пакет, придется заплатить от 5 до 10 тыс. рублей.

В центрах также «заставляют» приобретать флешки, на которые будет скопирована подпись и сертификат. Это необходимо для определенной безопасности сохранения выданного документа (носители файлов заявителей зачастую повреждены или заражены вирусами). Флешки в центрах выдаются именные и стоят они около 1 тыс. рублей.

Сроки изготовления подписи зависят от выбранного пакета предназначения.

Как заказать выписку из ЕГРЮЛ в налоговой? — здесь больше полезной информации.

В большинстве случаев сотрудники удостоверяющих центров проводят работу за 4-5 рабочих дней.

Юридическим лицам

Цифровая подпись для юридических лиц оформляется несколько иначе. Как и физическому лицу, организации нужно подать заявку в удостоверяющий центр. Набор бумаг будет другим.

В него должны входить:

1. Паспорт заявителя.
2. Копия устава организации, заверенная в нотариальной конторе.
3. Копия приказа о назначении руководителя, заверенная у нотариуса.
4. Квитанция об оплате работ по составлению ЭЦП.

Организация имеет возможность создать собственный удостоверяющий центр. Для этого понадобится только приобрести пакет программ, используемых в шифровании ключей. Однако такая система идентификаций будет ограничена в правах и годится только для внутреннего документооборота.

Цифровая подпись для юридических лиц

Преимущества использования электронной цифровой подписи

Под ЭЦП понимается электронная подпись, появившаяся посредством шифрования набора данных. Она позволяет идентифицировать владельца. Такой популярной электронная подпись стала из-за высокого уровня надежности и наличия множества возможностей. Для обычных граждан наиболее существенными плюсами являются:

• Возможность направить в адрес государственного органа или ведомства официальное обращение через интернет. Это ускоряет процесс подачи заявления, избавляет от необходимости куда-либо идти.
• Дистанционное получение различных государственных услуг. Например, уже несколько лет на портале Госуслуг реализуется возможность оформления загранпаспорта и других важных документов посредством ЭЦП.
• Поиск и покупка товаров и услуг по наиболее низким ценам. При помощи ЭЦП можно совершать покупки в виртуальных магазинах, участвовать в тендерах и аукционах.

Для организаций список преимуществ еще более полный. Например, ЭЦП позволяет подписывать платежные документы и другие важные бумаги, посылать требования в банк.

Процедура получения простой электронной подписи

Для получения простой электронной подписи нужно один раз пройти процедуру регистрации и идентификации в структуре, для которой эта подпись будет предназначаться.

Например, оформить банковский продукт (счет или карту) — что означает пройти идентификацию клиента в банке, а затем зарегистрироваться в системе интернет-банкинга, сформировав постоянные логин и пароль для входа в систему.

Аналогично, но с некоторыми нюансами, происходит идентификация для получения ПЭП на сайтах государственных услуг.

Например, для оформления простой электронной подписи на порталах госуслуг необходимо получить код подтверждения для идентификации личности.

Возможны 3 варианта получения идентификационного кода:

• явиться лично в один из перечисленных на сайте центров обслуживания (например, отделение Почты РФ) с документами, которые были указаны при создании аккаунта на сайте госуслуг;

• запросить отправку заказного письма с кодом через Почту РФ — соответственно, получать его вы будете по паспорту, что и подтвердит вашу личность;

• с помощью уже имеющегося средства электронной подписи (например, оформленной через удостоверяющий центр).

Отвяжите подключенные устройства

Использование электронной подписи в работе

Усиленная электронная подпись необходима при сдаче налоговых отчетов, заключении контрактов, деловой переписке; она открывает полный доступ к пользованию услугами на государственных электронных ресурсах.

1. Отчетность через интернет

Государственные и частные предприятия, индивидуальные предприниматели и физические лица обязаны регулярно отчитываться перед государством о своих доходах. Для отправки отчетности через интернет необходима квалифицированная электронная подпись. Такое требование содержится в письме ФНС № ПА-4-6/489. КЭП оформляется на имя индивидуального предпринимателя, главного бухгалтера или руководителя предприятия.

2. Отчетность в ЕГАИС для Росалкогольрегулирования

Для контроля оборота спиртсодержащих напитков ответственные сотрудники предприятий общепита и розничной торговли, поставщики и производители алкоголя обязаны с 2018 г. ежеквартально сдавать декларации об объемах реализации алкогольной продукции (ПП № 815).  Отчеты сдаются в Единую государственную автоматизированную информационная систему (ЕГАИС) и переправляются в Росалкогольрегулирование (Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка, ФСРАР). Поскольку ФСРАР принимает только электронную документацию, для оформления декларации необходимо:

• Приобрести сертификат КЭП – для корректной подписи и зашифровки посылаемых сведений.
• Установить программное обеспечение Крипто Про для работы с электронной подписью и зашифровки данных;
• Установить программу Декларант Алко – для корректного оформления отчетности по алкоголю.

3. Участие в электронных торгах

Для участия в государственных торгах по закону 44-ФЗ требуется сертификат квалифицированной электронной подписи, который оформляется на конкретного представителя предприятия.

Смешанные торги с участием коммерческих и государственных предприятий регулируются законом №223-ФЗ. Требования к сертификатам здесь самые различные:

• на одних площадках действуют базовые сертификаты КЭП,
• на других необходима дополнительная платная идентификация (OID),
• третьи выпускают свой сертификат неквалифицированной ЭП, который действителен в пределах одной торговой площадке.

По закону № 127-ФЗ участвовать в аукционах по реализации имущества банкротов могут все желающие, на этих площадках действуют базовые сертификаты КЭП, выданные в любом аккредитованном удостоверяющим центром страны.

4. Подписи для электронного обмена документами

Электронный обмен документами позволяет предприятиям сэкономить время и финансы.

• Для электронной документации не нужна бумага.
• Намного сокращается время поиска и передачи необходимого документа по адресу.
• Риск потери и порчи электронных файлов сводится к минимуму.

Квалифицированная подпись используется:

• для оформления трудовых договоров на удаленной работе;
• для ведения кадровой документации;
• для финансовой отчетности и уплаты налогов;
• при работе в государственных информационных системах.

5. Работа с государственными информационными ресурсами

Для того, чтобы активно работать на государственных порталах, нужна электронная подпись. Без неё невозможно:

• подать заявление/жалобу/запрос;
• подтвердить подлинность отсылаемых документов;
• оплатить расходы/налоги/сборы;
• провести платеж/ перевод денег
• послать отчет и т. д.

Большая часть государственных сервисов — Госуслуги, ЕАИС, Роскомнадзор, Росимущество, Центробанк, Росреестр — признает базовую КЭП.

На сайте ФНС юридическую силу имеет неквалифицированная ЭП. Сертификат ключа пользователь может получить после идентификации личности во время визита в отделение налоговой инспекции. Юридические организации и ИП могут работать на сайте ФНС лишь при наличии квалифицированной ЭП.

Как использовать ЭП в повседневной жизни

Использование электронной подписи в частной жизни может облегчить решение некоторых проблем. Обладателям КЭП открыт доступ к электронным услугам государственных сервисов.

1. Можно отослать налоговую декларацию онлайн, не посещая налоговой организации.
2. Абитуриентам доступна услуга подачи заявления в вуз любого города страны.
3. Можно подать заявление на прием ребенка в детский сад, записать его в школу.
4. Послать документы для оформления на работу можно без визита к работодателю.
5. Стала доступной услуга оформления кредита онлайн.

Поменять полис ОМС, получить выписку из Росреестра, зарегистрировать недвижимость, поменять место прописки, поставить на учет купленный автомобиль, оформить патент или разрешение на индивидуальную деятельность – все эти действия становятся намного проще, если иметь квалифицированную электронную подпись.

Порядок и правила использования ЭЦП физлицами

Применяя ЭЦП, нужно следовать одному простому правилу — не допускать несанкционированного её использования. В этом случае любой из видов онлайн-визы работает только на своего пользователя.

Самые распространённые вопросы по хранению и использованию электронных подписей:

1. Можно ли подделать электронную визу? Практически невозможно. Средства криптографии сегодня не дают возможности злоумышленникам в какие-либо приемлемые сроки вычислить её код. Это гарантируют производители онлайн-подписи. Главное здесь — правильно хранить ключ доступа к онлайн-визе. Что касается УКЭП разработчики при её оформлении вместе с комплектом ЭЦП дают развёрнутые рекомендации по её хранению. Соблюдайте их и вы убережёте себя от использования вашей личной визы.
2. Когда я подпишу какой-либо документ, кто-то сможет его изменить, оставив мою подпись? Нет. Все корректировки в электронном документе автоматически будут подчёркнуты красной линией и, соответственно, очевидны даже с поверхностного взгляда. Причём в этом документе будет стоять, что ЭЦП некорректна.
3. Могу ли я отказаться от своей электронной подписи, если она уже стоит на документе? Нет. УКЭП обладает рядом атрибутов, которые моментально дают возможность освидетельствовать её. А симбиоз шифра и номера сертификата, присвоенного ЭЦП удостоверяющим центром, составят доказательную базу, что электронная бумага была подписана определённым человеком и в определённый день и час. И этот факт будет принят любой инстанцией.

Электронно-цифровая подпись уже довольно широко применяется физическими лицами, и это очень удобно. А те, кто ещё не оформил её, тратят намного больше времени для решения вопросов с ведомствами и госструктурами, а также лишают себя льгот и информационных преференций. Совсем необязательно покупать усиленную онлайн-визу, в большинстве случаев человеку достаточно подтверждённой записи на портале госуслуг и неквалифицированной подписи. Это значительно сокращает пути по бюрократическим коридорам и даёт дополнительные возможности и при оформлении документов, а в некоторых случаях и при финансовых операциях физического лица.

Автор статьи: Александр Бережнов

Предприниматель, маркетолог, автор и владелец сайта «ХитёрБобёр.ru» (до 2019 г.)

Закончил социально-психологический и лингвистический факультет Северо-Кавказского социального института в Ставрополе. Создал и с нуля развил портал о бизнесе и личной эффективности «ХитёрБобёр.ru».

Бизнес-консультант, который профессионально занимается продвижением сайтов и контент-маркетингом. Проводит семинары от Министерства экономического развития Северного Кавказа на темы интернет-рекламы.

Лауреат конкурса «Молодой предприниматель России-2016» (номинация «Открытие года»), молодежного форума Северного Кавказа «Машук-2011”.

Что такое электронная подпись

Таковой считается цифровая информация, которую присоединяют к электронному документу для подтверждения его подлинности, а также определения наложившего визу лица.

Электронная подпись бывает двух видов:

1. Простой. Она создается с помощью обычных кодов, шифров и паролей. Примерами могут служить использование банковских карт или регистрация сервисов в интернете. Она не имеет особых средств защиты, а потому применяется при деловых отношениях, для оказания государственных услуг. Ее принимают арбитражные суды в качестве доказательства подлинности документа. Для этого между участниками документооборота должно быть оформлено соглашение, где обозначены основные условия применения электронной подписи и способ ее создания. Простую ЭП не разрешается использовать при заверении документов, которые содержат в себе государственную тайну.
2. Усиленной. Более защищенный вариант ЭП, которая формируется методом криптографического шифрования. Взломать такие данные практически невозможно. Существует два типа этой цифровой подписи:
   • Неквалифицированная. Применяется в тех же сферах, что и простая, только ее нельзя использовать при оказании госуслуг.
   • Квалифицированная. Имеет все свойства предыдущего типа, но для ее создания применяются средства, прошедшие сертификацию в ФСБ РФ. Поскольку за такой ЭП осуществляется повышенный контроль, то ее можно использовать при подаче документов в официальные органы (ФНС, ФСС, ПРФ и другие), а также для участия

Обратите внимание!

Если простая ЭП содержит информацию только о личности подписанта, то усиленные позволяют определить, вносились ли изменения в документ после его утверждения.