Тайм-менеджмент

Середина

Основные правила

Для того, чтобы приступить к применению системы управления временем, нужно освоить приёмы, которые необходимо применять. Прежде всего необходимо освоить следующее.

6.1. Правильная постановка целей

На первый взгляд может показаться, что в этом нет ничего сложного, однако, если это сделано неправильно, то определение целей мало поможет. Для того, чтобы сделать это правильно, нужно учитывать следующее:

1. Нужно формулировать цели так, чтобы не оставалось неясностей. Должно быть понятно, что нужно получить, и по каким критериям определяется факт достижения цели.
2. Нужно определить, какие из них являются более приоритетными. При этом решают, почему одни цели более важны по сравнению с другими. Расходование времени должно быть рациональным и не происходить бессмысленно.
3. Для выработки правильной основы поведения нужно определить свои базовые ценности и приоритеты. Далее нужно сверять свои планы с ними.
4. Планируя цели недостаточно их просто сформулировать. Надо продумать пути их достижения, возможные сложности, приёмы работы, получение нужных ресурсов.
5. Рекомендуется представить себе достигнутую цель и конечный результат, на который она направлена.

Важно назначить срок, к которому она должна быть достигнута. Это позволит отучить себя от прокрастинации и стать более организованным

6.2. Установка правильных приоритетов

Эту деятельность иногда считают менее важной по сравнению с постановкой целей, однако если были допущены ошибки, то в некоторых случаях это может погубить дело. Обычно человек знает, какие цели для него важны, но теряется в их количестве

Нужно распределить их от более важных к менее значительным. Требуется спросить себя, на чём основана именно такая оценка, насколько она объективна. Нужно продумать ситуацию о том, что делать, если не хватает времени на выполнения полного объема работы, и что случится, если не получится выполнить её вовремя

Обычно человек знает, какие цели для него важны, но теряется в их количестве. Нужно распределить их от более важных к менее значительным. Требуется спросить себя, на чём основана именно такая оценка, насколько она объективна. Нужно продумать ситуацию о том, что делать, если не хватает времени на выполнения полного объема работы, и что случится, если не получится выполнить её вовремя.

Когда человек непосредственно приступает к выполнению задач, у него не должно остаться неясностей, относящихся к порядку действий. Он должен все свои силы и ресурсы направить на достижение нужной цели.

6.3. Планирование

В жизни есть большое количество целей, которые необходимо достичь. Для того, чтобы деятельность была эффективной, необходимо провести планирование своих действий. Оно состоит из следующих шагов:

1. Составляется подробный план достижения целей. Сроки и последовательность работы определяется предыдущими шагами: их постановкой и установкой приоритетов.
2. Продумываются доступные варианты работы. При необходимости корректируется план.
3. Поиск ресурсов и определение порядка их использования.
4. Определяется, кто может оказать существенную помощь в этой деятельности.
5. Результат рассмотрения фиксируется в виде подробной карты или плана.

После того, как этот этап закончен, можно непосредственно приступить к работе. Проведение планирования позволяет лучше использовать свой творческий потенциал. При ведении спонтанной деятельности человек часто действует на основе интуиции, принимает случайные решения. Часто этого недостаточно для качественного выполнения работы.

Рассчитывая каждый шаг, он имеет возможность тщательно продумать, как его реализовать. Ощущение того, что план тщательно продуман, в нём учтено всё, что необходимо, даёт дополнительную уверенность в себе.

Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Зато человек может делать следующее: управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.

Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.

К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.

Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.

Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания

Планирование – залог успеха

Если цель не записана – ее не существует. Перечень задач в данном случае является картой, которая не даст сбиться в пути для достижения этой цели.

Облегчить задачу помогут различные помощники. Например, можно в видимой части комнаты повесить доску и поделить ее пополам. Основы тайм менеджмента в данном случае можно применить так: на одной половине размещаются все идеи, которые хочется выполнить в ближайшее время.

Вторую же половину нужно поделить на три колонки: что запланировано, какие задачи в работе, и что уже выполнено. Каждую неделю задачи из первой половины доски можно перемещать в колонку «Запланировано». Если вы будете руководствоваться правилами, выполнение которых предполагает тайм менеджмент, к выходным все они окажутся в колонке «Выполнено».

Также можно воспользоваться ежедневником или планингом. Либо заполнять компактный календарь для фиксирования планов на ближайшие недели и месяцы. Могут быть и такие задачи, которые удобнее всего записывать в виде таблицы.

Создание iso из своей установленной системы. Создание ISO образов.

Есть время работать, есть время отдыхать

Используя в своей жизни тайм менеджмент, нельзя забывать о том, что каждый человек имеет свои биологические часы. Они влияют на то, в какой период суток будет наибольшим пик активности. Например, если это время с 6.00 до 10.00 – именно на эти часы стоит запланировать наиболее важные дела и задачи.

Руководствуясь принципами тайм менеджмента в таком случае можно успеть выполнить максимальное количество заданий. Так как в другое время реакция будет более медленной, а работоспособность – сниженной.

На основе наблюдений за своими биологическими часами стоит также выделять время для отдыха. Не стоит упускать из виду, что от этого во многом зависит насколько эффективным будет тайм менеджмент. Во время отдыха ресурсы организма восстанавливаются, и он может лучше и быстрее справиться с поставленными перед ним целями. Если же человек будет валиться от усталости с ног – качество работы вряд ли будет хорошим.

Как построить сарай с односкатной крышей своими руками?

Правила тайм-менеджмента

Время невозможно вернуть, растянуть или остановить, тем не менее, можно управлять им путём изменения насыщенности полезности событий, происходящих в единичный временной промежуток.

Помимо применения техник тайм-менеджмента, которые более детально будут рассмотрены далее, следует следить за организацией собственной жизни. Например, соблюдение порядка и структуры в рабочем пространстве сэкономит время на поисках необходимого документа, папки или еще чего-то. Организация рабочего пространства – то с чего следует начинать оптимизацию собственной деятельности. Сделайте все от вас зависящее, чтобы окружающая вас обстановка способствовала вашей продуктивности, вдохновляла и вызывала желание активничать. Обзаведитесь помогающими устройствами (глупо пользоваться печатной машинкой, когда есть ноутбук), поддерживайте порядок ежедневно (это легче, чем разгребать завалы раз в полгода).

Мы действуем эффективней, когда находимся в хорошем состоянии. Поэтому необходимо заботиться о поддержании здоровья и работоспособности организма путём предоставления ему ресурсов восполнения энергии и отдыха

Важно уметь вовремя остановиться, признать, что вы не сможете переделать все дела, даже если перестанете есть и спать. Работа на изнеможении не принесёт должных результатов, а организм потом всё равно заберет потраченные ресурсы, путем болезни или депрессии

На первом месте всегда должны стоять вы, дорогие вам люди и отношения, а потом уже рабочие моменты. Так что установите себе график и отдыхайте, пейте витамины и спите на удобной подушке.

При планировании своей будущей деятельности учитывайте ваши индивидуальные особенности и биоритмы, а не следуйте примерам чьего-то дня. Ну, вот не стоит «совам» назначать на утро дела, требующие предельной концентрации или скорости, так же как жаворонкам лучше разгрузить свой вечер от ответственных встреч

Берите во внимание особенности своей жизни, а особенно такие ее моменты, в которые вы заняты ожиданием (очередь, дорога, опоздание другого человека). В это время, которые многие тратят впустую, вы можете выполнить часть каких-то дел, например, почитать книгу или статью, спланировать завтрашний день, совершить пару звонков, ответить на сообщения, довязать шарф, и прочее

Подходите ко всему творчески – поставьте себе цель найти максимум возможностей для выполнения новых заданий. Сначала будет тяжело, но когда это станет стилем жизни, вы заметите, выполнение автоматических действий можно включить еще другую деятельность (слушать аудиокнигу, пока убираете или сделать пару звонков, пока печатаете документ).

Составляйте планы – на день, на год, на жизнь и стремитесь к выполнению пунктов

Выбирайте наиболее важное задание на сегодняшний день и немедленно приступайте к его осуществлению. Намеченное дело следует осуществлять безотлагательно, ведь чем больше тянете со стартом, тем труднее будет потом начать и тем больше усугубляется ситуация

Чаще всего при планировании мы хорошо себе представляем, как будет выглядеть начало деятельности, но не менее важным считается планирование окончания. Сюда входят такие параметры как количество времени, необходимое для выполнения деятельности, как должен выглядеть конечный результат, в каких случаях вы останавливаете работу в не зависимости от результата, а в каких меняете направление деятельности или корректируете детали.

Определение значимости, времязатратности и умение складывать необходимые и внезапные задачи, как фигурки тетрисы – незаменимые качества тайм менеджмента, для реализации которых требуется пластичность и готовность к изменениям при сохранении общего направления движения.

Системы тайм-менеджмента сотрудников

По мнению коучей, специализирующихся на теме личностного роста и саморазвития, дисциплина подобна мускулатуре и хорошо поддается тренировке. И физический тренинг, и проработка конкретного навыка невозможны без системы, четкого плана действий. Причем не обязательно продумывать стратегию самостоятельно, можно воспользоваться готовыми и зарекомендовавшими себя вариантами.

Getting Things Done (GTD)

В основе этой системы лежит книга «Как привести дела в порядок», написанная Дэвидом Алленом. Эксперт рассказывает, как быть максимально эффективным, не испытывая при этом перенапряжение и стресс. Одна из главных мыслей заключается в том, что человеку не нужно постоянно держать в голове все задачи – все необходимое можно зафиксировать в телефоне или блокноте. Как только мозг освободится от запоминания дел, которые необходимо сделать, он автоматически переключится на способы решения этих самых вопросов.

Аллен рекомендует периодически занимать роль стороннего наблюдателя и оценивать текущее положение дел. В целом, GTD подходит для людей, выполняющих большой объем задач ежедневно. Такой метод можно рассматривать в качестве системы тайм-менеджмента для сотрудников.

Система управления временем Франклина

Руководствуясь работами Бенджамина Франклина, Стивен Кови предлагает сначала формулировать глобальные цели и делить их на маленькие задачи. Придерживаясь этой системы, человек сможет грамотно распоряжаться собственным временем и будет ежедневно работать над реализацией самых смелых замыслов. Этот метод подойдет людям, которые уже дисциплинированы и замотивированы на непрерывную работу.

Делать сейчас!

Данная техника приводится в книге Нейла Фьоре «Легкий способ перестать откладывать дела на потом». Методика включает в себя несколько приемов для преодоления прокрастинации. К примеру:

• Формирование здоровой самооценки избавит от страха совершить ошибку.
• Смена негативных убеждений на позитивные высвобождает энергию, которую можно направить на достижение целей.
• Объемное мышление и календарь с обратным отсчетом позволят распределить задачи и выполнить их в срок.
• Антирасписание дает возможность запланировать не только работу, но и отдых. Обязательно внесите в свой график просмотр любимого сериала или урок живописи. Выделите время на любимые дела, тогда о прокрастинации не будет и речи.
• Постановка реалистичных задач поможет переключиться с абстрактных мечтаний на решение насущных вопросов.

Подробнее

Действуя в состоянии «потока», человек не только избежит напряжения, но сохранит мотивацию для достижения долгосрочных целей. А запланированный отдых позволит восстановить силы и защитит от выгорания.

Техника Pomodoro

Метод «Помодоро» был придуман в конце прошлого столетия и за десятки лет не один раз доказал свою эффективность. Суть техники состоит в чередовании периодов труда и отдыха. Время активной работы составляет 25 минут, на передышку отводится 5 минут. Один такой цикл рассчитан на 30 минут.

Прежде чем ставить таймер, рассортируйте все задачи по мере убывания их важности, после чего приступайте к выполнению. Спустя 25 минут сделайте пятиминутный перерыв, затем снова возвращайтесь к работе

Отмечайте галочкой каждый «помидор», потраченный на решение задачи. Через четыре цикла отдохните 15-30 минут. Справившись с одним вопросом, переключаетесь на следующий.

Такой подход поможет сконцентрироваться на решении важных вопросов, не отвлекаясь на возникающие соблазны. А фиксируя весь процесс, вы сможете отследить, сколько времени заняло то или иное дело.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Дуайта Дэвида Эйзенхауэра позволяет распределить все задачи по степени значимости и срочности, выявить самые приоритетные сферы и направления. Технику целесообразно использовать при кратко- и среднесрочном планировании.

В соответствии с этой системой, все дела можно рассортировать на несколько групп:

• А – срочные и важные;
• В – не срочные, но важные;
• С – срочные, но не важные;
• D – не срочные и не важные.

Приоритетными являются вопросы двух первых категорий. К решению задач «С» можно переходить после выполнения всех «А» и «В». Несрочные и неважные дела можно поручить подчиненным или перенести на другое время.

Применение техник тайм-менеджмента в современное мире – скорее необходимость, чем просто инструмент личной эффективности. ТМ позволяет справляться с большим объемом дел, не испытывая нервного и физического истощения.

Обещанная история про кражу личности сотрудника «Лаборатории Касперского»

То есть что, вообще не публиковать фото в соцсетях? Один наш сотрудник так и делал. Паранойя, понимаете ли.
Однако FindFace его нашла. И нельзя сказать, что она ошиблась, — фотография действительно его. Просто этот снимок некий «Витёк Тизинксилов» скопировал из галереи другого пользователя в совершенно другой социальной сети. Попросту использовал чужой портрет для своего профиля.

Более того, быстрый поиск по картинке в Google показал, что эта фотография используется не только как аватар для «ВКонтакте», но и в некоей социальной сети «Фотострана». Согласитесь, не слишком приятно обнаружить комментарии от неведомого человека, прикрывающегося вашим лицом?

В общем, не стоит думать, что если у вас нет фотографий в профиле, то и беспокоиться не о чем. Ваши друзья могут выложить ваш портрет (или групповую фотографию) в свободный доступ. После этого предсказать дальнейшую судьбу изображения просто нереально.

Совет: пока «ВКонтакте» не прикрыла API, через который работает эта программа, может, имеет смысл «пробить» и свою фотографию. Мало ли где вы найдете собственных «клонов»?

Дисклеймер: мы удалили всю информацию о попавших в кадр прохожих, которые не давали своего согласия на участие в эксперименте.

Матрица управления временем С. Кови

Стивен Кови – один из наиболее известных современных последователей и популяризаторов пирамиды Франклина как техники планирования жизни и достижения поставленных целей. Он также является автором собственной методики, которая дополняет пирамиду, перекрывая её слабые стороны (что касается, в первую очередь, продуктивного управления ежедневными делами).

Созданная С. Кови матрица управления временем является отличным инструментом для планирования занятости и определения «воров времени» – действий, из-за которых оно тратится попусту. По сути, это готовый шаблон, куда каждый, в соответствии с предложенной классификацией, относит задачи и дела, с которыми ежедневно сталкивается. Выглядит матрица так:

Вы, наверное, неоднократно слышали или даже сами употребляли выражения по типу: «завал на работе», «горят сроки» и т.д. Автор уверен, что успешные люди в ситуациях, которые можно описать такими словами, оказываются крайне редко. Всё потому, что они так организовывают работу, что основные их дела находятся в квадранте ІІ – важные, но несрочные дела (с точки зрения управления временем идеально, если 65-80% ваших дневных обязанностей сосредоточено в этом квадранте). У большинства же людей львиную долю занимают дела из І, ІІІ и ІV квадрантов, которые сопряжены со спешкой и хаосом, и приводят к неорганизованности и откладыванию важных дел «на потом».

Проанализировав на основе матрицы свои дела и определив приоритеты, можно приступать к строительству пирамиды. Но ни в коем случае в план не стоит включать задачи только из квадранта ІІ – таким образом создать эффективную схему не удастся, ведь игнорировать остальные дела тоже нельзя, а избежать их в силу различных факторов (в первую очередь человеческого, но и других тоже) невозможно.

Отличное представление матрицы управления временем, автор дал на одном из своих семинаров:

Кроме этого, множество дельных советов и рекомендаций, которые завершают представление о системе взглядов С. Кови на тайм-менеджмент, можно найти в его популярном труде «7 навыков высокоэффективных людей», в разделе, посвящённом навыку определения приоритетов.

Как внедрить корпоративный тайм-менеджмент

Использование тайм-менеджмента в корпоративных целях следует начинать именно с руководящего состава. В дальнейшем (спустя 2-3 месяца) стандарт распространится и на другие подразделения компании, как внешними силами, так и с помощью внутренних механизмов. Рассмотрим процесс введения ТМ на небольшой группе, состоящей и 10-15 топ-менеджеров,5-10 их заместителей и 5-10 представителей секретариата.

Схема типового проекта внедрения тайм-менеджмента для сотрудников приведена рисунке.

Сам проект включает в себя несколько стадий.

1. Диагностика

Для определения масштабов проблемы проводится анкетирование и интервью с самыми загруженными ТОПами и менеджерами среднего звена.

Дополнительно можно произвести хронометраж работы конкретного менеджера. Внешний консультант следит за процессом и фиксирует все действия сотрудника, после чего анализирует полученную информацию вместе с руководителем.

2. Вводный корпоративный тренинг для топ-менеджеров

Как правило, на мероприятие отводится два дня, но не каждый руководитель может высвободить столько времени в и без того насыщенном графике. Тогда тренинг разбивается на 2 раза по 1 дню или 4 раза по 4 часа.

С помощью обучения ТОПы должны:

• Узнать основные принципы и приемы ТМ.
• Ознакомиться с успешным опытом других компаний.
• Понять структуру базовых элементов ТМ-стандарта.
• Принять главные правила и договоренности, на которых и будет происходить внедрение стандарта в компании.

3. Коучинг для топ-менеджеров

Большинство ТОП-менеджеров попадают в ловушку собственных плотных графиков. У них просто не хватает времени, чтобы заняться правильной организацией времени. Выбраться из ситуации поможет только серьезная работа с консультантом и применение ТМ-стандарта на практике. Конечно, можно попытаться освоить все самостоятельно, но в большинстве случаев это не приносит результатов. Взаимодействие с консультантом можно сравнить с персональной тренировкой в зале: весь комплекс можно осилить и без тренера, но велика вероятность, что упражнения будут выполняться с ошибками. И вообще не факт, что будут выполняться, ведь не так уж и просто найти силы и время на зал.

Подробнее

4. Работа с секретариатом

Данная стадия реализуется одновременно с предыдущей. Помимо топ-менеджеров, консультанты работают с личными помощниками и секретарями, помогая сотрудникам освоить главные принципы тайм-менеджмента. Этот этап особенно важен, ведь в результате «настройки» секретариата высвобождается время ТОПов, хотя они не тратят на процесс ни одной минуты.

5. Создание пилотной версии ТМ-стандарта

Проведя подготовительные работы, консультанты и сотрудники формулируют тексты регламентов и «докручивают» их с учетом специфики работы компании.

6. Применение стандарта на уровне менеджеров среднего звена

Конечно, проведение персональных консультации со всеми рядовыми сотрудниками нерентабельно. Для внедрения тайм-менеджмента проводят тренинги, сформированные в соответствии с уже подготовленным стандартом.

7. Утверждение конечной версии стандарта

Принятие итогового варианта происходит на собрании топ-менеджеров, где они делятся собственным опытом применения стандарта и, при необходимости, вносят правки в пилотную версию. Здесь же определяется стратегия дальнейшего масштабирования стандарта, принимаются приказ о внедрении стандарта, приказ о создании рабочей группы внутри компании, которая будет поддерживать и актуализировать стандарт. Также на совещании оценивают показатели эффективности, которые замеряли в начале проекта.

Из рассказа председателя совета директоров одного из петербургских заводов: «На завод привели внука, устроили для него экскурсию. После экскурсии он говорит: «Дед, я понял, чем занимается слесарь, очень интересно мне все объяснили. Я понял, чем занимается мастер: когда мастер уходит, слесари начинают перекуривать. Я понял, что мастер нужен, чтобы слесари работали. А ты, дед, чем занимаешься на заводе?»».

Как объяснить шестилетнему ребенку, чем занимается председатель совета директоров? Я ему сказал так: «Ты знаешь, внук, я делаю две вещи: думаю и переживаю».

8. Оценка эффективности

Внедрение тайм-менеджмента освобождает время руководства и дает возможность подумать о приоритетных вопросах, а также снижает количество причин для переживаний. К тому же, применение стандартов существенно увеличивает продуктивность деятельности компании: рабочее время используется рационально, задачи выполняются в срок, снижаются риски просрочек и связанных с этим финансовых и репутационных потерь.

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства. Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси

Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

1. А – обязательно сделать. Самые важные дела, которые не терпят отлагательств.
2. Б – следует сделать, но сроки пока не поджимают. Эти дела можно отложить, но забывать про них нельзя.
3. В – желательно сделать. Особой значимости эти дела не несут и на общую продуктивность не влияют.
4. Г – делегировать. Та часть работы, что выгоднее отдать другому, чтобы освободить время для более важных задач.
5. Д – удалить. Ненужные и бесполезные дела.

Эта простая схема отлично работает. Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.

Правило “1-3-5”

Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас

Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:

1 важное дело – написать квартальный отчет;
3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них.

Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь

С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:

• важные и срочные;
• важные и несрочные;
• неважные и срочные;
• неважные и несрочные.

После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале). Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука.

Закон Парето

Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”. Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову. Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.

Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания

Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли. Его и выполняйте

Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию.

Сообщить об опечатке

Рекомендуемые книги

«Экстремальный тайм-менеджмент». С нее начался мой опыт тайм-менеджмента. Легкая художественная форма и крутые техники. Обязательно к прочтению.

«Начни» Джона Эйкаффа. Достаточно нестандартный и вместе с тем реалистичный взгляд на саморазвитие и тайм-менеджмент. Во всяком случае, именно в процессе чтения этой книги у меня чаще всего возникали мысли: «О, это же про меня!». Возможно и про вас – краткое содержание здесь.

«Магия утра» Хэла Элрода. Рассказ о том, как всего один час утром может изменить жизнь. По крайней мере, именно так произошло у автора. Все, что вам нужно знать об «утреннем ритуале» и еще много полезного и интересного.

«На пределе. Неделя без жалости к себе» Эрика Ларссена. Бывший спецназовец рассказывает как прожить настоящую «адскую неделю» и тем самым поднять себя на новый уровень.

Зачем человеку нужен тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это мощный многофункциональный инструмент, который одновременно решает множество задач. Вот лишь некоторые из них:

1. Больше успевать. На современного человека зачастую обрушивается целый поток больших и маленьких дел. Помимо основной работы, ему необходимо думать о своей семье, о бытовых проблемах, о здоровье, об оплате счетов и т. п. В результате многие люди просто «тонут» в делах, не успевая толком ничего сделать.

Тайм-менеджмент помогает если и не победить, то хотя бы взять под контроль этот поток дел. Пользуясь его технологиями, мы можем грамотно распределять свое время, быстрее справляться с текущими задачами и отделять важные дела от второстепенных.

2. Добиваться максимальных результатов. Если человек считает свое дело важным, он обычно стремится к тому, чтобы его усилия давали максимальный результат.

И эта еще одна задача, с которой отлично справляется тайм-менеджмент. Он предлагает человеку конкретные «рецепты», помогающие повышать производительность труда, правильно выстраивать рабочий процесс и достигать максимума в любом деле.

3. Находить время для важных дел. Современный человек все чаще сталкивается с дефицитом времени. Иногда он настолько придавлен делами, что у него не остается толком времени ни на хобби, ни на саморазвитие, ни даже на свою семью.

Тайм-менеджмент помогает справляться с «поглотителями времени», учит говорить «нет» ненужным делам и осознавать свои настоящие ценности

Благодаря этому человек может уделять больше времени тому, что для него по-настоящему важно, а значит и жить полноценной жизнью

4. Достигать целей. Люди любят мечтать, но их мечты сбываются далеко не всегда. Кто-то мечтает стать профессиональным художником, но продолжает годами ходить на нелюбимую офисную работу. Кто-то мечтает путешествовать по всему миру, но ни разу так и не выбрался за пределы своей области. Часто люди просто не знают, что делать с этими мечтами.

И здесь им снова может пригодиться тайм-менеджмент. Он помогает превратить абстрактные мечты в конкретные и понятные цели, а затем найти оптимальный путь для их достижения.

5. Управлять собой. Человек привык считать себя существом рациональным, но это зачастую не соответствует действительности. Во-первых, он подвержен перепадам настроения, приступам лени и прокрастинации. Во-вторых, он нередко совершает импульсивные поступки и делает совсем не то, что собирался.

Тайм-менеджмент, опираясь на достижения современной психологии, позволяет человеку вернуть контроль над собой. В его арсенале есть техники для борьбы с ленью и прокрастинацией, для создания мотивации и преодоления импульсивности. Используя их, человек может поддерживать тот уровень самодисциплины, который необходим ему для достижения целей.

6. Управлять своей жизнью. Многие люди сегодня просто плывут по течению, чувствуя себя пассивными «пассажирами», не способными ни на что повлиять. В результате они часто оказываются там, где им не хочется быть, и занимаются тем, что не доставляет им ни малейшего удовольствия.

Однако управлять своей жизнью все-таки можно. И тайм-менеджмент — это и есть тот инструмент, который дает нам возможность преодолевать внешние обстоятельства и самостоятельно распоряжаться своей судьбой.